VgV-Verfahren - der Weg zum Auftrag

Ein Praxisleitfaden für Architektur- und Ingenieurbüros

Katja Domschky, Margrit Reinhardt
2023, ca. 216 S., zahlr. Abb. u. Tab., Softcover
Fraunhofer IRB Verlag
ISBN 978-3-7388-0741-7

Inhalt

Die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen nach der Vergabeordnung (VgV) bietet eine gute Möglichkeit zur Auftragsakquise. Das Büro gewinnt dadurch an Anerkennung und erhöht die Chance auf weitere Aufträge.
Aber wie gelingt der Einstieg in VgV-Verfahren? Was sind die rechtlichen Grundlagen und welche formalen Anforderungen gibt es für eine Verfahrensteilnahme?
Die Autorinnen geben mit diesem Leitfaden einen »Werkzeugkoffer« an die Hand, mit dem die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen nicht nur ohne Vorkenntnisse gelingt, sondern bei der Bewerbung auch noch Zeit gespart werden kann. Eine verständliche Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Grafiken und Beispielen erleichtert den Einstieg und den Bewerbungsprozess. Arbeitsblätter zum Herunterladen unterstützen eine effiziente Vorbereitung der Bewerbungsunterlagen. Tipps aus der Praxis tragen zu einer überzeugenden persönlichen Präsentation vor den Auftraggebern bei.
Als erfahrene Architektinnen und Expertinnen im Bereich Marketing und Architekturkommunikation kennen sich die beiden Autorinnen in der Baubranche aus. Sie wissen, worauf es bei Bewerbungsverfahren ankommt, um der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein.

Aus dem Inhalt:

Überblick Vergabeverfahren

Ablauf von zweistufigen Verhandlungsverfahren
Vorbereitungen für die erste Stufe
Die Vergabeunterlagen
Die Bewerbungsunterlagen

Marketing als Fundament

Herangehensweise in der zweiten Stufe

Das Verhandlungsgespräch
Die Kriterien der Bewertungsmatrix
Die Präsentationsvorbereitung

Die Grundlagenpräsentation

Struktur
Inhalte
Präsentationsstandards

Die persönliche Präsentation

Vorbereitung
Aufgabenverteilung
Tricks und Kniffe

Rückblick und Erfolgskontrolle

Umgang mit Absagen

Verfügbare Formate

Inhaltsverzeichnis

1 Überblick Vergabeverfahren

1.1 Vergabeverordnungen und Schwellenwerte

1.2 Verfahrensarten

1.3 Fristen im Vergabeverfahren

1.4 Ablauf von zweistufigen Verhandlungsverfahren

1.5 Vorbereitungen für die erste Stufe

1.6 Die Vergabeunterlagen

1.7 Die Bewerbungsunterlagen

1.8 Arbeitsblätter zu Kapitel 1

2 Marketing als Fundament

2.1 Ist-Analyse

2.2 Konkurrenzanalyse

2.3 Zieldefinition

2.4 Langfristige VgV-Strategie

2.5 Arbeitsblätter zu Kapitel 2

3 Herangehensweise in der zweiten Stufe

3.1 Grundlagen zur zweiten Stufe

3.2 Aufgabenverständnis zweite Stufe

3.3 Das Verhandlungsgespräch

3.4 Die Kriterien der Bewertungsmatrix

3.5 Die Präsentationsvorbereitung

3.6 Arbeitsblätter zu Kapitel 3

4 Die Grundlagenpräsentation

4.1 Struktur

4.2 Inhalte generieren

4.3 Präsentationsstandards schaffen

4.4 Organigramme und Diagramme

4.5 Konzeptionelle und grafische Optimierung der Inhalte

4.6 Arbeitsblätter zu Kapitel 4

5 Die persönliche Präsentation

5.1 Vorbereitung ist das A und O

5.2 Planung der Präsentation

5.3 Aufgabenverteilung in der Präsentation

5.4 Tricks und Kniffe

5.5 Umgang mit Lampenfieber

5.6 Arbeitsblätter zu Kapitel 5

6 Rückblick und Erfolgskontrolle

6.1 Erfolgskontrolle – direkt nach der Präsentation

6.2 Umgang mit Absagen – Chance für morgen

6.3 Arbeitsblätter zu Kapitel 6

7 Anhang

Dank

Die Autorinnen

Stichwortverzeichnis

Autoreninfo

Die Autorinnen:

Die Architektin Katja Domschky unterstützt mit ihrer Agentur »ACUBE« seit 2004 Firmen und Institutionen der Architektur-, Ingenieur- sowie Immobilienbranche in der Positionierung und Präsentation. Mit dem Master of Arts in Architektur Media Management hat sie sich auf Beratung, Marketing, Strategieentwicklung und Öffentlichkeitsarbeit spezialisiert.
Sie ist auch journalistisch tätig und Lehrbeauftragte an Hochschulen sowie Referentin für Architekten- und Ingenieurkammern, Akademien und Verbände. Zudem ist sie als Beraterin beim Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) für das Förderprogramm »Förderung unternehmerischen Know-hows« gelistet.

Margrit Reinhardt unterstützt mit ihrer Agentur »AKA Architekturkommunikation« Architektur-, Ingenieurbüros und baunahe Branchen bei der visuellen Kommunikation, Öffentlichkeitsarbeit, Akquise und bei VgV-Verfahren. Parallel hierzu entwickelt und vertreibt sie die Software »Projektmaster«, die den Aufbau einer internen Projektdatenbank für Planungsbüros ermöglicht.
Nach dem Architekturstudium und dem Master of Arts in Architektur Media Management sammelte sie Erfahrungen in verschiedenen Architekturbüros im In- und Ausland.
Gemeinsam betreiben die beiden Autorinnen »vgv-coaching.de«. Hier betreuen sie Architektur- und Ingenieurbüros in Bezug auf VgV-Verfahren.

Publikationslisten zum Thema:
Vergabeverordnung, Vergaberecht, VgV, Freiberufler, VOL/A, Bestimmung, Vergabebestimmung, Neuregelung, Unterschwellenvergabe,

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Bücher, Broschüren

DWA-Themen T3/2020, Oktober 2020. Vergabe von Ingenieurleistungen mit VgV-F-Verfahren - Anwendungsbeispiel zum Merkblatt DWA-M 820-1
DWA-Themen, Band T3/2020
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Der Themenband liefert zum Merkblatt DWA-M 820-1 "Qualität von Ingenieurleistungen optimieren - Teil 1: Vorbereitung und Vergabeverfahren" ein Anwendungsbeispiel für die Gestaltung eines Vergabeverfahren. Er gibt konkrete Anregungen und Hinweise zur Umsetzung der vergaberechtlich relevanten Regelungen und insbesondere zu den nicht einfach zu findenden Abgrenzungen zwischen Eignungs- und Zuschlagskriterien im europaweiten Verfahren. Bei dem dargestellten VgV-F-Verfahren geht es beispielhaft um die Vergabe von freiberuflichen Leistungen ab Erreichen des Schwellenwerts für Planungsleistungen zur Erweiterung einer Kläranlage. Der Themenband richtet sich an Auftraggeber und beauftragte Ingenieurbüros für Arbeiten bei der Herstellung von Anlagen im Bereich der Wasserwirtschaft.

Barbara Bredenbals, Wolfgang Willkomm
Ausschreibungshilfen für recyclinggerechte Wohnbauten
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Ausschreibungshilfen für abfallarmes und recyclinggerechtes Erstellen von Wohnbauten
1998, 172 S., 28 Abb., kart., Softcover
Fraunhofer IRB Verlag

Zur systematischen Steigerung der vorhandenen positiven Ansätze zu recyclinggerechtem Konstruieren bedarf es direkter Handlungshilfen für Planende und Ausführende durch klare Leistungsbeschreibungen. Das Ziel der Arbeit war deshalb die Entwicklung eines Entscheidungs-Leitfadens und ausgewählter Muster-Leistungsverzeichnisse für eine abfallarme und recyclinggerechte Bauherstellung. Die Kosteneinsparungs-Potentiale, die durch die Ausschreibung von recyclinggerechten Wohngebäuden genutzt werden können, liegen einerseits in der Reduzierung der Materialkosten und andererseits in der Verringerung der Entsorgungskosten. In den Vorbemerkungen, Textbausteinen für Leistungsbeschreibungen und Anlagen zur Ausschreibung können durch Ergänzungen und Modifikationen der derzeit üblichen Texte Vorgaben gemacht werden, um die wichtigsten Strategien - Bauteil-Recycling, Einsatz von Recycling-Produkten, Vermeidung von Abfällen und Baustoff-Recycling - in die Praxis umzusetzen. Hierzu liegen mit dieser Arbeit konkrete Textbeispiele vor.

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Lebenszyklusorientierte Planungsprozesse, Ausschreibungen und Vergaben - Pilotierung in der Projektbegleitung öffentlicher Bauvorhaben im Hochbau. Abschlussbericht

Henning Balck
Lebenszyklusorientierte Planungsprozesse, Ausschreibungen und Vergaben - Pilotierung in der Projektbegleitung öffentlicher Bauvorhaben im Hochbau. Abschlussbericht
Forschungsinitiative Zukunft Bau, Band F 2960
2015, 356 S., 28 Abb. u. 9 Tab., Softcover
Fraunhofer IRB Verlag

Projektziel: Entwicklung einer Methodik mit geeigneten Werkzeugen zur Optimierung von Lebenszykluskosten im gesamten Projektablauf von Hochbauvorhaben. Durchführung: In den Jahren 2011 - 2014 wurden in zeitlich parallel laufenden Projektbegleitungen folgende öffentlichen Bauvorhaben hinsichtlich der Steuerung von Lebenszykluskosten und Qualitäten der Nachhaltigkeit optimiert: Büroneubau "UBA 2019" in Berlin (Null-Energie-Gebäude) / Neubauvorhaben "Walter Eucken Schule Karlsruhe" (Passivhaus) / Erneuerung einer RLT-Anlage im Universitätsklinikum Leipzig. Ergänzend und unterstützend wurden vom Forschungspartner Professor H. Franke rechtliche Grundlagen für lebenszyklusorientierte Ausschreibungen erarbeitet. Ergebnisse / Kernaussagen: In den begleiteten Projekten entstand in Zusammenarbeit mit den Verantwortlichen der Bauherrenorganisation und den beteiligten Planern ein umfassender methodischer Ansatz, der gleichermaßen die Optimierung von Investitionskosten und Folgekosten beinhaltet und darüber hinaus die Bauqualität nach DGNB- / BNB-Kriterien einbezieht. Ein Schwerpunkt ist die Modellierung von Lebenszykluskosten auf der Bauteilebene. Energetische Optimierungen werden zur Mindestforderung Nachhaltigen Bauens. Hinzu kommen Ziele der Ressourcen-Optimierung durch Dauerhaftigkeit der Bauteile und eingesetzten Produkte und durch Minimierung des Aufwandes für Instandhaltung, Bauteilerneuerung und End of Life Kosten. Folgekosten der Zukunft sind in erster Linie nicht-energetische Kosten - das sind bauteilgenerierte Folgekosten - vor allem für Instandhaltung und Erneuerung. Entwurfsorientiertes Wissen der Planer muss in geeigneter Trennschärfe in Bauteilwissen abgebildet werden - daraufhin ist jeweils relevantes Produktwissen der Hersteller zu erkunden. Dann können bauliche Lösungen gefunden werden, die im Marktpotenzial optimal realisierbar sind.

Henning Balck, Thomas Lützkendorf
Lebenszyklusorientierte Produktinformationen. Abschlussbericht
Forschungsinitiative Zukunft Bau, Band F 2936
2015, 260 S., zahlr. Abb. u. Tab., Softcover
Fraunhofer IRB Verlag

Produktinformationen für Nachhaltiges Bauen: Produktinformationen haben in der Kommunikation der Akteure der Bauwirtschaft einen strategischen Stellenwert. Sie können dazu dienen, den bislang vorherrschenden Preiswettbewerb in einen "Performancewettbewerb" zu überführen - ausgerichtet auf den Vergleich von Lebenszykluskosten, Nutzungs- und Betriebsqualtäten. Andernfalls bedingen Produktinformationen, wenn sie ohne Hinweise auf entsprechende Qualitäten der Nachhaltigkeit zur Entscheidungsgrundlage dienen, dass Produktpreise die qualitativen Aspekte unangemessen verdrängen. Dann wählt der Nachfrager die "billigere" Variante - mit dem Risiko, dass er am Ende gegen sein eigentliches Interesse handelt. Die Vielfalt von Produktalternativen in hochdifferenzierten Branchen - mit ständig sich verändernden Technologien - verlangt, dass Investoren und Planer ihr relatives "Nicht-Wissen" (Informationsasymmetrie) durch Kommunikation mit Industriepartnern verringern. Sie benötigen Klarheit, welche Informationen benötigt werden, um den Planungs- und Entscheidungsprozess auf den gesamten Lebenszyklus und die Aspekte der Nachhaltigkeit auszuweiten. Daher sind Produkthersteller gefragt, die zur Vorbereitung einer investiven Entscheidung lösungsorientiert Produktinformationen bereitstellen, bzw. projektbezogen in Kommunikations-prozessen offenlegen. Im Forschungsprojekt wurde für diesen Zweck ein Bewertungssystem entwickelt, um lebenszyklusbezogene Produktinformationen und zugleich Vorteile für Entscheider für vorgegebene Anwendungsfälle ausweisen zu können. Entstanden ist ein einheitliches Bewertungssystem für Produkt-Nutzwertanalysen. Es wurde bei ca. 30 ausgewählten Produkten aus Bautechnik und Gebäudetechnik erfolgreich getestet. Das produktbezogen entwickelte System der Produkt-Nutzwertanalysen ist aber nicht nur für Herstellerfirmen ein geeignetes Instrument für das "Signalisieren" von Qualitätsmerkmalen im Rahmen von Marketing und Vertrieb. Es ist auch umgekehrt für Nachfrager in Beschaffungsprozessen ein geeignetes Medium,

Ermittlung von Lebenszykluskosten und Vergleich verschiedener Beschaffungsvarianten im Hochbau unter Berücksichtigung institutionenökonomischer Erkenntnisse (LV-bau). Abschlussbericht

Thorsten Beckers, Felix Wagemann, Andrej Ryndin, Jan Peter Klatt, Henning Balck
Ermittlung von Lebenszykluskosten und Vergleich verschiedener Beschaffungsvarianten im Hochbau unter Berücksichtigung institutionenökonomischer Erkenntnisse (LV-bau). Abschlussbericht
Band 1: Eine (institutionen-)ökonomische Analyse der Kalkulation von Lebenszykluskosten und der Erstellung von Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen bei PPP-Vorhaben. Band 2: Bauteilorientierte Lebenszykluskosten - Methodische Grundlagen für Nachhaltiges Baue. n in Langzeit-Immobilienprojekten.
Forschungsinitiative Zukunft Bau, Band F 2906
2014, 346 S., zahlr. Abb. u. Tab., Softcover
Fraunhofer IRB Verlag

In dem Forschungsbericht wird schwerpunktmäßig der Beschaffungsvariantenvergleich zwischen konventioneller Beschaffungsvariante und Public-Private-Partnership-Ansatz (PPP) hinsichtlich der Realisierung eines Hochbauvorhabens in einer Wirtschaftlichkeitsuntersuchung (WU) untersucht. Dabei steht insbesondere die Analyse des Vorgehens bei der (quantitativen und qualitativen) Vergleichsanalyse bezüglich der Lebenszykluskosten (Methodik der WU) sowie möglicher Ansätze zur Reduktion der dabei auftretenden Probleme im Vordergrund. Zudem wird diskutiert, inwieweit im Rahmen des Beschaffungsvariantenvergleichs weitere, nicht direkt mit den Lebenszykluskosten in Verbindung stehende Effekte berücksichtigt werden sollten. Ferner wird analysiert, welche Bedeutung die Komplexität der WU-Erstellung vor dem Hintergrund der bei den Akteuren vorliegenden Fehlanreize hat und wie Opportunismusprobleme begrenzt werden können. Für die Analyse wird vornehmlich auf die Neue Institutionenökonomik (NIÖ) zurückgegriffen. Die NIÖ wird in diesem Bericht vor allem auf zwei Aspekte angewendet: Einerseits werden auf Basis institutionenökonomischer Erkenntnisse die relative Eignung der Beschaffungsvarianten und die Implikationen im Zusammenhang mit der Kostenermittlung und dem -vergleich diskutiert. Andererseits wird die NIÖ auch auf Fragen der Erstellung der WU und der Governance von Beschaffungsentscheidungen angewendet. Ingenieurwissenschaftliche Grundlagen der Bau- und Nutzungskostenplanung fließen ebenfalls in die Analyse ein. Die Untersuchung wird ferner gestützt durch eine empirische Auswertung der Praxis der Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen bei PPP-Vorhaben in Deutschland und - in begrenztem Umfang - auch in Großbritannien. Die Untersuchungen zeigen, dass derzeit in Bezug auf viele Aspekte der WU noch kein gefestigtes Wissen und in diesem Zusammenhang nur in begrenztem Maße Konsens bzgl. der einzusetzenden Methoden und Inputs existiert. Damit einhergehend treten Kontrahierungsprobleme bei der WU-Erstellung auf. Ein zentrales Element zu

Henning Balck
Lebenszyklusorientierte Ausschreibung und Vergabe im Hochbau - methodische Grundlagen. Abschlussbericht
Forschungsinitiative Zukunft Bau, Band F 2820
2012, 294 S., zahlr. Abb., Tab.,
Fraunhofer IRB Verlag

Im Marktgeschehen und in der Politik hat die Ausrichtung auf Lebenszykluskosten und darüber hinausgehende Aspekte der Nachhaltigkeit in den letzten Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen. Dennoch bestehen weiterhin Erschwernisse und Eintrittsbarrieren für den seit Jahrzehnten bekannten Lebenszyklusansatz. Das vorliegende Forschungsvorhaben behandelt Methoden und Regularien, die entlang der bau- und immobilienwirtschaftlichen Wertschöpfungsketten die Nachhaltigkeit von Bauwerken im Hochbau verbessern. Bauwerke sind nicht nur das Ergebnis gestalterischer Arbeit von Architekten und Ingenieuren. Es sind aus der Sicht der sie hervorbringenden Prozesse Konfigurationen aus Bauteilen und deren Realisierung durch Produkte. Für die Nachhaltigkeit von Bauwerken im Hochbau ist also im Hinblick auf Beschaffungsprozesse die Auswahl effizienter Produkte erfolgskritisch für solche Konfigurationen. Die verfolgten Lösungsansätze zeigen, dass die Neuausrichtung von Ausschreibungs- und Vergabeprozessen nach dem Lebenszykluskonzept nicht zu trennen sind von der gesamten Neuorientierung des Planungs- und Bauablaufes. Während mit den herkömmlichen Projektzielen das lnvestitionsgeschehen gleichsam nur auf eine zeitliche und sachbezogene Punktlandung gerichtet ist, umfasst der lebenszyklusorientierte Ansatz die Doppelung der Ziele durch die Erweiterung der Planung auf zwei Zeithorizonte: auf Errichtungsziele und auf Ziele der nachfolgenden Prozesse. Dadurch erweitern sich auch die Objektbestimmungen auf allen Ebenen der Systemhierarchie. Lebenszykluskosten und Lebenszyklusqualitäten werden nach Kostengruppen und Bauteilen auf Basis der DIN 276 differenziert. Daraus resultiert das für lebenszyklusorientierte Beschaffungsprozesse im Bauwesen fundamentale methodische Konzept der Ausrichtung auf Strategische lnvestitionsgruppen bzw. Strategische Bauteile.

Empfehlungen und Hilfsmittel für die Integration von BNB-Nachhaltigkeitskriterien in ÖPP-Projekte. Abschlussbericht

Kati Herzog, Wiebke Cartelli, Alice Wildhack
Empfehlungen und Hilfsmittel für die Integration von BNB-Nachhaltigkeitskriterien in ÖPP-Projekte. Abschlussbericht
Enthält CD mit einem Excel-Tool (Bestandteil nur bei der gedruckten Version).
Forschungsinitiative Zukunft Bau, Band F 2809
2012, 63 S., 21 Abb. u. 5 Tab.,
Fraunhofer IRB Verlag

Ziel ist es, den Auslober in die Lage zu versetzen bei der Durchführung von ÖPP-Projekten eine Vorbewertung gemäß BNB anhand der Randbedingungen und angestrebten Qualitäten durchzuführen, um die Zielerreichung zu überprüfen bzw. eine Hilfestellung zur Integration von Vorgaben in die Ausschreibung zu geben. Der Forschungs- und Entwicklungsansatz ist in zwei Arbeitspakete (AP) aufgeteilt. Im ersten Schritt (AP 1) werden vier bereits nach dem Deutschen Gütesigel Nachhaltiges Bauen (DGNB) zertifizierte oder nach dem Bewertungssystem Nachhaltiges Bauen für Bundesgebäude (BNB) bewertete oder mit der Vorgabe der Erfüllung des BNB ausgeschriebene ÖPP- bzw. GU-Projekte analysiert. Es wird ausgewertet, welches Ziel (Gold, Silber, Bronze) der Auslober verfolgt hat, wie dies in den Ausschreibungsunterlagen formuliert wurde und wie im Zuge des Bewerbungsprozesses das Erreichen der geforderten Qualität durch den Anbieter belegt wurde. Neben der Auswertung der einzelnen Projekte wird geprüft, welche Aspekte des BNB-Bewertungssystems allein durch das Beachten von Normen und Richtlinien (z.B. RBBau, DIN-Vorschriften) bzw. durch Bearbeitung des BNB-Kriterienkatalogs erfüllt werden. Es werden allgemeine Randbedingungen hinsichtlich des Gesamterfüllungsgrads analysiert, die sich durch den Nutzer Bund ergeben. Zudem wird abgeleitet, in welchen Bereichen der Ausschreibungen von ÖPP-Projekten hinsichtlich der BNB-Bewertung Optimierungsbedarf besteht, um das vereinbarte Ziel, eine Nachhaltigkeitsbewertung in Silber für Standardgebäude, erreichen zu können. Aus den wesentlichen Ergebnissen der Grundlagenbetrachtung und der Analyse und Auswertung der vorgestellten Projekte (AP 1) erfolgt in AP 2 die Erarbeitung des Hilfsmittels und der Empfehlungen, das dem Auslober schon in der frühen Planungsphase eine vereinfachte BNB-Vorbewertung und die Integration von Nachhaltigkeitskriterien in ÖPP-Projekte ermöglichen soll. Das entwickelte Hilfsmittel selbst ist ein Excel-Tool, bestehend aus den Komponenten "Fragebogen mit Ergebnisblatt" und "Emp

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Zeitschriftenartikel

Folgende Literaturnachweise stammen aus der Datenbank RSWB^®plus. Die Datenbank unterstützt schnell und zielsicher Fachleute aus Planungsfirmen, Industrie und Forschung, sowie Lehrkräfte und Studierende in der akademischen Ausbildung bei Nachweis und Beschaffung von Fachinformation zum Planen und Bauen.

Zur Datenbank RSWB^®plus

Malkwitz, Alexander; Quellmelz, Friedrich; Kemand, Rani Ayham
Drohnentechnologie - Automation aus der Luft (kostenlos)
DBZ Deutsche Bauzeitschrift, 2022

Amelsberg, Werner
Besondere Schwierigkeiten in der Behandlung sogenannter "Besonderer Biegeformen" nach ATV DIN 18331
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Noch, Rainer
Zweierlei Rat. Ist jede Beratung bei der Vergabe zugleich eine Rechtsdienstleistung?
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Welter, Ulrich
Was ist "üblich" für Planungsleistungen? Auch eine Vergütung unterhalb des unteren Honorarsatzes der HOAI?
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Weinmarkt, Strandbar, Fischfang ... Ist Konzession immer, was Konzession genannt wird?
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